Как запросить оригиналы документов?

Для многих компаний наличие бумажных экземпляров закрывающих документов является обязательным требованием бухгалтерии или архивной политики. В DiveChat процесс получения отчетности полностью автоматизирован: вы можете настроить как мгновенную отправку электронных копий, так и доставку оригиналов почтой или через системы ЭДО. Ниже приведена подробная инструкция по настройке документооборота.

Шаг 1. Переход в раздел документов

1. Авторизуйтесь в личном кабинете DiveChat.
2. Выберите нужный Проект в списке ваших рабочих пространств.
3. В меню управления проектом найдите раздел «Документы» и нажмите кнопку «Смотреть».

В этом разделе хранится вся история ваших финансовых взаимоотношений с сервисом: счета, акты и счета-фактуры.

Шаг 2. Запрос оригиналов (почта или ЭДО)

Если вашей компании необходимы юридически значимые бумажные документы или их электронные аналоги с цифровой подписью, выполните следующие действия.

В разделе документов нажмите кнопку «Настроить».

В появившемся окне «Получение оригиналов документов» заполните два обязательных поля.

Плательщик

Выберите из списка юридическое лицо, по которому требуются документы (если у вас добавлено несколько плательщиков).

Тип отправки

1. Почта. Документы будут отправлены физическим письмом на ваш почтовый адрес.
2. ЭДО. Обмен документами через системы электронного документооборота, что значительно ускоряет процесс.

После сохранения настроек оригиналы будут формироваться и отправляться вам автоматически в установленные сроки.

Шаг 3. Настройка получения электронных копий

Для оперативного учета в бухгалтерии, не дожидаясь почтовой доставки, рекомендуется включить автоматическую рассылку сканов.

В том же окне настроек (кнопка «Настроить») найдите блоки управления рассылками.

• Копии уведомлений биллинга. Информирование о состоянии счета и приближающихся платежах.
• Копии финансовых документов. Прямая отправка сканов счетов и актов сразу после их формирования.

В поле «Получатели» укажите электронный адрес (например, почту вашей бухгалтерии).

Если документы нужно дублировать нескольким сотрудникам, нажмите «Добавить еще» и введите дополнительные e-mail адреса. Нажмите кнопку «Сохранить».

Преимущества автоматизации документов

• Скорость. Электронные копии приходят на почту мгновенно после оплаты или закрытия периода.
• Порядок. Все документы всегда под рукой в личном кабинете, их невозможно потерять.
• Гибкость. Вы сами выбираете, как общаться с бухгалтерией — через ЭДО или традиционную почту.

Если у вас возникли вопросы по срокам доставки почтовых отправлений или вы не нашли свою компанию в системе ЭДО, пожалуйста, свяжитесь с нашими специалистами — мы поможем наладить обмен документами.